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你应该知道的项目管理周期的5个重要阶段

发布由Guthrie-Jensen顾问

任何形式的企业都需要彻底的规划和讨论,为更多信息提出尽可能多的问题。这是哪里项目管理进来;因为它通过确定必要的任务和阶段来确保成功。它在任何业务中都是至关重要的,它建立了项目的整个图景,以处理和启用所需的所有组件。

更官方的定义来自项目管理研究所(PMI),它指出,“项目管理是知识、技能、工具和技术的应用到广泛的活动,以满足特定项目的需求。”事实上,项目管理不仅仅是监督一个企业,还包括了解在周期的每个阶段发生了什么。

你应该知道的项目管理周期的5个重要阶段

项目管理的要素

一个项目经历一个由需要被实现以交付成功的高级流程组成的周期。需要对项目周期进行监督,以使其按时实现预算结果。PMI的其他研究显示,美国公司每在项目上投资10亿美元,1.22亿美元浪费由于项目表现不佳。

项目管理是什么构成的?PMI,在项目管理知识手册(PMBOK指南),通过问几个问题概括了项目周期的要素:

  • 什么工作必须完成?
  • 可交付成果是什么?
  • 谁将成为项目团队的一员?
  • 如何监视和控制每个阶段?

通过简化必须传递的过程,您确保您解决了特定项目的每个方面。这些问题还可以帮助您识别漏洞并立即解决它们。这些要素是组织,及时的,以及使项目利益相关者受益的准确过程,并帮助项目经理(PMS)定义在进入项目的下一阶段之前需要完成的内容。

项目管理周期的五个重要阶段

PMI还发展了这五个阶段项目生命周期。尽管他们标准化了过程,项目管理知识体系指南承认每个项目的独特性。无论您是一个目标适中的小项目,还是一个有着同样大预算和影响的大项目,理解生命周期都是必不可少的,特别是在保持项目从构思到结束的组织和轨道上。

I.构想和启动

准备文件:项目章程和项目启动

项目的第一阶段是识别业务需求,问题或机会,并找到与您的团队一起解决方法的方法。PM将与客户致电会议,了解项目的目标和目标,以及了解他们的期望。您的团队必须要求尽可能多的细节,以便有答案将帮助您沿途。

要问的最基本问题是以下内容:

  • 为什么这个项目?
  • 这个项目可行吗?
  • 谁将成为潜在的合作伙伴?
  • 界限是什么?
  • 结果如何看起来像?

第一阶段也是在测量项目的价值和可行性的情况下,PMS使用两种评估工具来决定是否追求工作:

  1. 业务用例文档:指出预估的潜在经济利益以证明项目的合理性。
  2. 可行性研究:讨论项目需求和目标,以查看是否可以使用可用的资源、时间轴和成本来执行。

涉众随后将决定项目是否“可行”。如果基于这些评估工具,一个项目不盈利或不可行,团队将放弃拟议的项目。然而,获得批准的项目现在可以被分配到一个小组或指定的办公室。然后项目经理将创建一个项目启动文档来概述目的、需求和可交付成果。

2定义和规划

准备的文件:范围和预算,工作分解计划,甘特图,沟通计划,风险管理计划

项目转移到计划阶段,因为您需要为您的团队提供一个指导,以确保一切都处于检查状态(时间和预算),同时产生高质量的输出并处理风险。该计划将帮助您的团队理解项目及其成本、范围和时间框架。这也将帮助他们为可能遇到的任何限制做好准备。

项目计划还应包括关于获取有助于完成任务的资源(如资金)和所需材料(如软件和硬件等工具)的说明。更重要的是,制定计划应该包括为成员设定目标和责任。项目经理可以采取两种设定目标的方法。

1.有聪明的目标

  • 具体的:对每个人来说,有答案,谁,谁,在哪里,何时和方式。
  • 可衡量:有具体的标准来衡量目标成功。
  • 可实现的:确定实现目标需要做什么。
  • 实际的:在规定的时间内设定可行和可实现的目标,并有意愿和能力为之努力。
  • 时间束缚:一个何时应该实现目标的时间表(最好不超过十天)。

2.有明确的目标

  • 协同:应该促进员工之间的团队合作。
  • 有限的:应该控制时间和范围,使之易于管理。
  • 情感:对于高质量的输出,它必须是员工有激情的或他们能在情感上联系的东西。
  • 可观:可以丢进较小的任务。
  • Refinable:根据当今快节奏业务情况的变化,可以灵活。

项目经理需要在整个第二阶段创建以下文件,以确保项目保持在正轨上:

  • 范围声明:这定义了业务需求、利益、目标、可交付成果和关键里程碑。它可能会随着项目的进行而改变,但只有经过PM和发起人的批准。
  • 里程碑这些是在整个项目中要实现的高级目标。
  • 甘特图:项目时间轴的可视化表示,包括所需的任务
  • 沟通计划:定义围绕项目的适当信息,以及基于可交付成果和里程碑的与团队的沟通时间表。
  • 风险管理计划:识别所有可能的风险,如不切实际的时间、客户评审周期、预算削减、变化的需求和资源的缺乏。
  • 工作细分时间表:将项目范围分解为可管理的部分。

3启动或执行

完成任务:状态会议,跟踪系统,质量检查和预测计划

没有拖曳计划,第三阶段发射或执行 - 不会顺利进行。在此阶段,项目呈现形状,准备向客户提供您的可交付成果。它始于与所涉及的所有员工的会面,以告知他们他们履行主要目标并根据商定的要求获得结果。发布阶段下的任务包括:

  • 发展团队
  • 工作流组织和任务创建要将项目的特定方面分配给您的成员,确保它们不受劳累
  • 对任务进行简要说明,以提供必要的指导和过程相关的培训
  • 每周开会以避免偏离重要活动,并讨论和解决遇到的问题
  • 更新所有级别的项目涉众和高层管理人员,并提供在危机时期可能有益的状态报告
  • 执行项目管理计划

四、性能监控

KPI措施:项目目标,质量可交付成果,努力和成本跟踪,以及性能

第四阶段有时会与执行相结合,因为进步监测应同时与之完成。但是,由于其幅度,一些企业将性能监测和控制在单独的阶段进行。

性能监视和控制都是关于检查项目进度和总体性能与管理计划的一致性。这也是计算kpi、防止范围渐变以及跟踪预算分配和时间变更的阶段。时刻保持警惕有助于项目顺利进行。

在此阶段,PMS还可能需要调整时间表和资源以维护或将项目带回轨道。应审查商业案例以查看是否需要进行任何调整。用于衡量项目性能的常见KPI包括:

  • 目标:保持按计划和预算可能是该项目符合决策者和客户的期望。
  • 质量可交付成果:确定是否满足可交付内容。
  • 努力和成本跟踪:会计资源的努力和成本。
  • 项目业绩:项目的整体进展,包括由于范围渐变和其他不可预见的情况而发生的变更

要完成的任务:事后分析,项目点睛清单,报告

项目的最终阶段仅仅是其完成,或者在项目关闭时,结果将交付给客户,并将结束通知给利益攸关方。最后一阶段还呼吁验尸会议。

PMS呼叫此次会议以完成完成的项目 - 识别其优势,挖出出错以及如何纠正,解决有价值的团队成员,并返回团队学到的内容。

这个至关重要的阶段允许评估和文档化,并且有了可用的信息,您就能够利用上一个项目的成功和错误来建立更强大的过程和更好的团队,进入下一个项目。不要忽视这一阶段,因为事后分析将帮助你更加热切地面对未来的项目。

其他任务包括对项目绩效的分析,以确定目标是否按时和按预算实现,以及计算已使用和未使用的预算,以便剩余的资源可以分配给未来的项目。

除了进行事后分析,pm在这个阶段还有其他任务要完成。这包括创建打孔清单,或团队完成的未完成的事情,以及准备最终的项目报告和预算。

通过了解项目周期来找到成功

管理人员和项目需要的不仅仅是常识。对于任何业务变动或决策,您都需要对流程和方法有更多的了解和更深层次的理解。这听起来可能让人喘不过气来,但是将项目周期分成5个简单的阶段可以帮助您和您的团队管理任何项目。

当然,不是所有的项目都能顺利进行,你可能会经历失败和错误。重要的是,你可以从中学习,为你的下一个事业做出更好的决定和计划。此外,你也可以参加类似的研讨会Guthrie-Jensen咨询公司的有效项目管理研讨会掌握管理架构,带领团队走向成功。

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